PINTURAS TONNER Y CIA LTDA.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ARTÍCULO PRIMERO. DATOS DEL RESPONSABLE.

Razón Social: PINTURAS TONNER Y CIA LTDA.
NIT: 800.171.079-6
Domicilio: Soacha Cundinamarca
Dirección: Calle 8 No. 6-11 Entrada 3 Cazuca Soacha Cundinamarca
Teléfono: 7803299
Correo Electrónico: cartera@pinturastonner.com

Página Web: www.pinturastonner.com

 

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El objetivo de la presente política es dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, con el fin de informar sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que PINTURAS TONNER, y sus asociadas o vinculadasrealiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los titulares para adelantar dicho tratamiento.

En esta política de tratamiento de datos personales se encontrarán loslineamientos institucionales y de ley bajo los cuales PINTURAS TONNER realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la Institución, entreotros.

ARTÍCULO TERCERO. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Son destinatarios de la Política de Tratamiento de Datos Personal empleados, contratistas, proveedores, clientes, consultores  y demás personas en general, tanto activos como inactivos, que se encuentran en sus bases de datos o en las de sus asociadas o vinculadas.

 

ARTÍCULO CUARTO. DEFINICIONES RELEVANTES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Para la interpretación de esta Política, se deben tener en cuenta las siguientesdefiniciones:

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se leinforma acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamientoque se pretende dar a los datos personales.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por PINTURAS TONNER de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, PINTURAS TONNER.
  • Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: Se refiere al envío por parte de PINTURAS TONNER como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural /jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
  • Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, se deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012y al Decreto 1377 de 2013.

 

ARTÍCULO QUINTO. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de PINTURAS TONNER, son los siguientes:

  • Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
  • Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informadaal Titular.
  • Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho delTitular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia dedatos que le conciernan.
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la leyy la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a losTitulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidastécnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a losregistros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento.
  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamientode datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas agarantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación conalguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizarsuministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollode las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

ARTÍCULO SEXTO. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle al titular de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, la respectiva autorizaciónpara el Tratamiento de los mismos e informarle al titular cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tieneque éstos pueden ser tratados por PINTURAS TONNER siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecidomecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a PINTURAS TONNER, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a PINTURAS TONNER la autorización respectiva.

En ningún caso el silencio será asimilado como una conducta inequívoca.

El Titular de los datos puede en todo  momento solicitar a PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento, la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, para lo cual podrá utilizar los canales habilitados que se encuentranprevistos en la presente Política.

ARTÍCULO SEPTIMO. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

De acuerdo con lo previsto en la presente Política, se entiende por Datos Sensibles: “aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación”.

Por tanto, el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:

  • Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otroorganismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
  • En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, PINTURAS TONNER cumple las siguientes obligaciones:

 

  • Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de losdatos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.
  • Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza PINTURAS TONNER está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la Institución sus datos personales sensibles.

ARTÍCULO OCTAVO. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

PINTURAS TONNER reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuentasus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Institución.

En virtud de la relación que se establece entre el titular y PINTURAS TONNER, esta última recolecta, almacena, usa y transfiere sus datos personales, a empresas localizadas dentro y fuera de Colombia.

La información o datos personales sonutilizados para:

  • Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, productos  y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la empresa, así como las demás empresas que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos;
  • Proveer nuestros servicios y productos;
  • Informar sobre nuevos servicios y productos que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga PINTURAS TONNER
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados;
  • Informar sobre cambios de los servicios y productos de PINTURAS TONNER;
  • Evaluar la calidad del servicio y productos,
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la empresa,
  • Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la empresa,
  • Realizar el pago de las obligaciones contractuales,
  • Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud  expresa de las mismas,
  • Soportar procesos de auditoría externa e interna,
  • Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de  atención al cliente,
  • Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Institución,
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre cualquiera de los sujetos a quien se dirige este aviso y la Institución o sus vinculadas o asociadas.

 

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la empresa, así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.

PINTURAS TONNER podrá contratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el usode su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma, PINTURAS TONNER podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras empresas por razones de seguridad, eficiencia administrativa, mejor servicio, comerciales de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

ARTÍCULO NOVENO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

El Titular de los datos puede en todo momento solicitarle a PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Sin embargo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular de los datos tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos o de que la información sea tratada por parte de PINTURAS TONNER cuando este se encuentre prestándole un servicio o el titular le esté prestando un servicio a la institución.

Los mecanismos que han sido dispuestos por PINTURAS TONNER de fácil acceso y de forma gratuita,para que el Titular de los datos presente en cualquier momento la solicitud de supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son aquellos que seencuentran previstos en esta Política.

Los datos personales serán conservados en las bases de datos de PINTURAS TONNER cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.

ARTÍCULO DÉCIMO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten al Titular en relación con los datos personales, son:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otrosfrente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, oaquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvocuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS.

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ser ejercidos ante PINTURAS TONNER por las siguientes personas:

  • Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante la Institución su identidad en forma suficiente.
  • Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidadante la Institución.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante PINTURAS TONNER de la representación o apoderamiento.
  • De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio decualquiera de los derechos que le asisten el Titular de los datos, podrá utilizar ante PINTURAS TONNER  cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

 

  • Consultas:
  • Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de PINTURAS TONNER.
  • PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  • La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por PINTURAS TONNER.
  • La consulta será atendida por elPOLITÉCNICO en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible para PINTURAS TONNER atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superarálos cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Reclamos:
  • Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que seencuentra contenida en las bases de datos de PINTURAS TONNER debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante PINTURAS TONNER como Responsable del Tratamiento, el cualserá tramitado bajo las siguientes reglas:

 

- El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a  PINTURAS TONNER con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
- Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación delTitular de los datos.
- El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sidohabilitados por . PINTURAS TONNER
- Si el reclamo resulta incompleto,  PINTURAS TONNER requerirá al interesado dentro de loscinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
- Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por PINTURAS TONNER, sin que el solicitante presente la información requerida, la Institución entenderá que se ha desistido del reclamo.
- En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles einformará de la situación al interesado.
- Una vez PINTURAS TONNER reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos unaleyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo por parte de PINTURAS TONNER será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
- Cuando no fuere posible para PINTURAS TONNER  atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Canales Habilitados:

 

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas através de los canales que han sido habilitados por PINTURAS TONNER para dicho efecto, los cuales seencuentran a su disposición de forma gratuita, así:

  • A través de la dirección de correo electrónico:cartera@pinturastonner.com.
  • A través de las Líneas de Atención: 7803299

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. DEBERES DE PINTURAS TONNER COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Como responsable del Tratamiento de sus datos personales, PINTURAS TONNER debe cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayasuministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la informaciónsuministrada a este se mantenga actualizada;
  • g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente alEncargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a PINTURAS TONNER la empresa como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, PINTURAS TONNER obtendrá una nueva autorización de su parte.

En todo caso, lo invitamos a revisar regular o periódicamente nuestra página web
www.pinturastonner.com a través de la cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos habilitados por PINTURAS TONNER para obtener una copia de la misma.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del día veintiséis (26) de Julio del año dos mil trece (2013).

 

Atentamente,

SAMUEL DAVILA NAVARRO
REPRESENTANTE LEGAL
PINTURAS TONNER Y CIA LTDA.

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